La tecnología RFID en la gestión de inventarios: Ventajas y Limitaciones

El objetivo de esta guía es proporcionar un entendimiento claro sobre la tecnología RFID aplicada al control de inventario. Para su máximo aprovechamiento, es fundamental entender su funcionamiento, ventajas y limitaciones. Este documento detalla los aspectos clave para optimizar el uso del sistema e interpretar correctamente la información proporcionada.

Eficiencia: Un Inventario Completo en Segundos

Para entender la eficiencia del sistema RFID, es útil compararlo con un proceso de inventario manual tradicional.

La ventaja más significativa del RFID es la velocidad. El sistema puede realizar un inventario completo del almacén en cuestión de segundos o minutos, una labor que, realizada manualmente por un equipo de personas, podría llevar varias horas o incluso días. Esta capacidad permite tener una "fotografía" del stock casi en tiempo real y con una frecuencia impensable para un proceso manual.

Ahora, hablemos de la exactitud. Al igual que un inventario manual, la fotografía de stock que ofrece el RFID no es 100% exacta. Sin embargo, la naturaleza del error es diferente.

• Inventario Manual: La exactitud de un inventario manual raramente alcanza el 100%. La incidencia de error típica en un proceso manual se sitúa entre el 2% y el 10%, y puede ser mayor. Estos errores se deben a factores humanos: contar mal, errores al transcribir datos, identificar incorrectamente un producto, o simplemente omitir una sección.
• Inventario RFID: El sistema tiene una eficiencia de lectura de entre el 85% y el 95% (lo que implica un margen de no lectura del 5% al 15%). Este margen no se debe a errores de conteo, sino a limitaciones físicas de la radiofrecuencia (etiquetas tapadas, materiales que interfieren, etc.).

La clave es que, aunque ambos métodos tienen un margen de error, el sistema RFID ofrece una precisión consistente y automatizada en segundos. Esto permite realizar múltiples inventarios de forma sencilla, promediar los resultados y obtener una visión del stock mucho más fiable y actualizada que la que se podría obtener con un único y costoso inventario manual.

Ventaja Principal: Eliminación de Roturas de Stock

El principal propósito del sistema es asegurar la no ocurrencia de roturas de stock. La monitorización constante y automatizada que ofrece la tecnología RFID permite detectar niveles bajos de stock en tiempo real.

Esto se traduce en la capacidad de generar alertas de forma anticipada, antes de que una referencia se agote por completo, lo que permite una reacción a tiempo para evitar la rotura de stock.

Implicaciones Prácticas

El inventario que se visualiza en el software es un reflejo de alta fidelidad de la realidad, aunque puede existir un margen de error. Si el sistema no detecta una etiqueta de forma temporal (por ejemplo, por apantallamiento), podría interpretar que el producto asociado no está en stock, aunque físicamente sí se encuentre en la estantería.

Esta desviación es la causa potencial de la generación de falsas alarmas de reposición. El software, al no registrar un producto, asume su consumo y puede solicitar una reposición.

Factores para Maximizar la Precisión del Sistema

La precisión del sistema depende directamente de una implementación y un uso adecuados. Para asegurar el funcionamiento óptimo del sistema, se deben considerar los siguientes puntos:

• Posicionamiento de las antenas: Las antenas RFID deben estar ubicadas según las recomendaciones de instalación para garantizar la cobertura de todas las zonas de almacenaje sin puntos ciegos.
• Protocolo de etiquetado: Es fundamental definir una posición y orientación estándar para la colocación de las etiquetas RFID en cada tipo de producto y asegurar su cumplimiento.
• Grado de ocupación del almacén: Un nivel de ocupación excesivo o desordenado puede dificultar la propagación de la señal de radiofrecuencia. El orden en el almacén mejora la capacidad de lectura.
• Tipo de productos: Ciertos materiales, principalmente líquidos y metales, pueden interferir con las señales RFID. Para estos productos, es necesario el uso de etiquetas específicamente diseñadas para ellos.

Causas Comunes de Reducción de la Precisión

Se deben evitar las siguientes prácticas para no afectar negativamente a la eficiencia del sistema:

• No usar etiquetas adaptadas: Se debe utilizar siempre la etiqueta RFID recomendada para cada tipo de producto. Una etiqueta incorrecta puede ser indetectable para el lector.
• Codificación errónea: Si la etiqueta RFID se codifica a partir de un código de barras erróneo, el sistema registrará un producto incorrecto.
• Materiales fuera de su ubicación: El sistema está diseñado para leer los productos en sus ubicaciones designadas (estanterías). El material ubicado en zonas no cubiertas por las antenas no será leído, pudiendo generar falsas alarmas.
• Etiquetado incorrecto: La colocación de la etiqueta en un lugar distinto al definido en el protocolo puede impedir su lectura por parte de las antenas.

Consideración sobre la Reposición Basada en Inventario

Si el proceso de reposición se basa directamente en los datos de inventario del software (en lugar del registro de consumo), es crucial tener en cuenta el margen de eficiencia de la tecnología.

Dada la posibilidad de falsas alarmas, basar la reposición únicamente en la alerta del sistema podría conducir a situaciones de sobrestock.

Se recomienda incorporar un paso de control en el proceso de reposición donde el usuario que realiza la reposición realice una verificación visual del nivel de stock

• Si el stock físico coincide con el del sistema, se procede a reponer la cantidad indicada.
• Si se detecta un stock físico superior al registrado (indicativo de una falsa alarma), no se realiza la reposición.

Es aconsejable también disponer de un procedimiento para la retirada de material en caso de que se haya producido un sobrestock por error que se vea reflejado en los datos del sistema.